если лепить свое собственное, то ИМХО лучше всего на сервере - база данных PostgeSQL/MySQL/FireBird (таблица имен, таблица свойств, таблица пользователей) + вэб-интерфейс на PHP/ASP/Perl/Python/Ruby (страничка входа, страничка редактирования, страничка поиска и сортировки, страничка управления пользователями)
Если искать готовое глобальное решение, то скорее всего если в компании есть сервер и ActiveDirectory, то копать тут: использовать связку адресная книга AD -> LDAP -> почтовые клиенты. Основные почтовые клиенты умеют в этой связке работать, но как там с редактированием адресной книги - х.з., пущай расскажут те, кто сталкивался.